Ridurre e ottimizzare il tempo, aumentare la concentrazione e convogliare tutte le energie necessarie sulle cose più importanti da portare a termine entro una data precisa: queste sono le sfide che tutti i giorni ci poniamo, a volte riuscendoci con successo altre volte no.
La gestione del tempo è sicuramente la sfida più difficile che dobbiamo affrontare perché le distrazioni sono molte e tra tante cose da fare può succedere che si perdano di vista le priorità della giornata, fino a quando non ci si trova davanti alla temuta deadline.
Imparare ad essere più efficienti sul lavoro e nella vita si può, e con l’aiuto di 3 tecniche che vi consigliamo di provare, sarà sicuramente più facile. Vediamole assieme:
1. Tecnica del Pomodoro
Si tratta di una delle tecniche più menzionate e utilizzate degli ultimi tempi, forse perché il suo più grande punto di forza è la semplicità. Ecco come applicarla:
- Prendete una lista delle cose da fare e un timer (tanto meglio se a forma di pomodoro);
- Impostate il timer per 25 minuti, concentratevi su una singola attività fino a quando il timer non suona;
- Quando la sessione termina, contrassegnate un “pomodoro” e registrate ciò che avete completato;
- Godetevi una pausa di cinque minuti.
Dopo quattro intervalli, o “pomodori”, prendetevi una pausa più lunga e ristoratrice di 15-20 minuti. Gli sprint di lavoro di 25 minuti sono il cuore di questa tecnica, a cui, però, è consigliato associare queste buone prassi: spezzare in più sprint i progetti complessi ed evitare le distrazioni tecnologiche che sembrano toglierci solo qualche secondo. In realtà sono più dannose di quanto crediamo perché rendono più difficile ritrovare la concentrazione.
2. Tecnica della matrice di Eisenhower
Questa tecnica è particolarmente utile per imparare a gestire l’importanza e l’urgenza dei nostri impegni, monitorando lo scorrere del tempo e cercando di ottimizzarlo. Si organizzano i propri compiti attraverso una matrice decisionale che separa le azioni in 4 possibilità:
- Urgente e importante = fatelo subito!
- Importante, non urgente = da programmare per dopo
- Urgente, non importante = delegare questo compito
- Non è urgente, non è importante = eliminare questo compito
Questa matrice è molto utile per la pianificazione più ampia di un’intera settimana, più che per le attività quotidiane ed è uno strumento molto potente se combinato anche alla tecnica del Timeboxing.
3. Tecnica “Getting Things Done”
Getting Things Done (GTD) è un sistema di gestione del tempo e della produttività che, grazie a un sistema ben sviluppato di liste e calendari, aiuta l’utilizzatore a sbrigare i propri compiti e adempiere ai propri doveri in modo efficiente e senza stress.
Ecco i 5 del metodo GTD da seguire rigorosamente in ordine:
1. Raggruppate tutte le cose da fare
2. Esaminate i compiti raccolti, classificandoli per tipologia, urgenza e difficoltà
3. Organizzate tutto in progetti sulla base di un calendario
4. Verificate di non aver dimenticato nulla
5. L’ultima fase è quella dell’azione: ora potete mettervi al lavoro!
