La gestione di eventi a numero chiuso richiede oggi una grande esperienza e soprattutto implica la necessità di affidarsi a tool digitali specifici che permettono di monitorare e gestire gli ingressi ai vari punti di interesse all’interno del luogo di un evento a numero chiuso.
I due anni di emergenza legata alla pandemia che abbiamo vissuto ci hanno abituati alla realtà degli eventi a numero chiuso e allo stesso tempo ci hanno insegnato molto sulla loro gestione. Una certezza è proprio la necessità di affidarsi a strumenti digitali per garantire il successo di un evento, soprattutto se a numero chiuso.
Vediamo insieme come ufirst può essere utile nella gestione di questo tipo di eventi.
Gestione eventi a numero chiuso: esigenze
L’organizzazione di un evento, soprattutto se ristretto, quindi con un numero ben definito ma variabile di partecipanti, è una attività complessa perché richiede di tenere sotto controllo tantissime variabili diverse, in ogni fase dell’organizzazione.
Negli step pre-evento è necessario non solo organizzare al meglio il flusso dei partecipanti in ingresso e l’erogazione dei servizi connessi all’evento, ma anche riuscire a fare previsioni realistiche sul numero effettivo di partecipanti e sulla loro affluenza.
Durante l’evento, contingentare gli accessi è una necessità imprescindibile in tutti quei casi in cui l’ampiezza della sala, la disponibilità di posti a sedere e/o di postazioni tecniche non consente di superare un certo numero di partecipanti.
In fase post-evento, avere dei dati relativi all’affluenza dei partecipanti – numero complessivo di partecipanti, giorni e orari più affollati e così via – è di fondamentale importanza per tirare le somme, valutare in modo realistico i risultati dell’evento e pianificare le successive attività data driven.
Eventi a numero chiuso: semplificare la gestione con ufirst
ufirst permette di gestire un evento a numero chiuso in ogni sua fase, accompagnando gli utenti durante tutto il loro customer journey, in un’ottica customer centric che mette, appunto, i partecipanti sempre al centro.
Dagli open day alle fiere e ai concerti, dalle vendite speciali con ingressi contingentati agli eventi aziendali più esclusivi, ufirst ti consente di dedicarti agli aspetti che davvero contano, affidando al software la gestione degli accessi e le esigenze legate al numero chiuso.
Servizio di prenotazione ingresso in loco o da remoto.
ufirst consente di digitalizzare completamente l’esperienza di partecipazione ad un evento a numero chiuso grazie al servizio di prenotazione dell’ingresso, fruibile in loco o da remoto.
L’utente che sceglie di prenotare l’evento da remoto ha a sua volta, 2 diverse modalità a disposizione per riservare il suo posto:
- tramite app mobile
- tramite link al sito web dell’azienda
Una volta effettuata la prenotazione, l’utente riceverà una notifica contenente il numero identificativo di prenotazione con il quale potrà accedere all’evento.
Lato operatore, la gestione semplificata tramite interfaccia integrata consente di verificare in modo semplice e rapido che ciascun partecipante sia in possesso del ticket di prenotazione virtuale, di organizzare gli accessi in base al numero di utenti presenti e di gestire di conseguenza le eventuali file virtuali.
Insomma ufirst è davvero lo strumento che serve per migliorare la gestione degli eventi.
Digitalizza anche tu il tuo evento a numero chiuso e offri ai tuoi utenti una customer experience su misura, personalizzata e impossibile da dimenticare.
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